Случай с общими контактами электронной почты

Проблема

Hubspot может автоматически создавать и связывать компании с контактами, если вы включите эту функцию. Это кажется логичным для большинства случаев использования Hubspot в качестве B2B CRM. Если в вашем бизнесе есть другие ИТ-системы, использующие обозначение компании и контакта, и эта связь требуется, и вы хотите синхронизировать данные всех систем. Вы включите эту функцию в Hubspot. Однако эта функция сама по себе не покрывает вас на 100% во всех случаях.

Вы не хотите автоматически создавать компанию для универсального почтового ящика, и вы будете использовать функцию «Отключить автоматическую ассоциацию домена» для почтовых ящиков из Gmail, Hotmail и т. д.

Даже если вы сделаете поле «Название компании» обязательным в форме для создания контакта, это не создаст для вас компанию. Это также относится к случаям, когда вы создаете контакт через Hubspot API.

Кроме того, даже с рабочими процессами Hubspot вы не можете создать новую компанию. В действиях на этот случай вообще нет вариантов. Возможно, когда-нибудь он там появится.

Решение

Предупреждение — это требует некоторого кодирования, и я предоставляю хороший образец для начинающих.

Подход высокого уровня:

  • Рабочий процесс Hubspot может отфильтровывать случаи, когда он создает контакт без связанной компании. Мы будем фильтровать такие контакты и отправлять эти события во внешнюю систему через веб-хук. В этой части используются только собственные инструменты и функции Hubspot, и ее настройка тривиальна.
  • Внешняя система выполнит небольшой фрагмент кода, используя API Hubspot, чтобы создать новую компанию и связать ее с заданным контактом. Эта часть также тривиальна для большинства разработчиков программного обеспечения, поэтому вам нужно иметь ее под рукой!

Плюсы

  • Hubspot имеет встроенный механизм повторных попыток для уведомления внешних систем, чтобы в случае сбоя по каким-либо непредсказуемым причинам он в конечном итоге был успешным.
  • Существует гибкость в том, как вы создадите компанию — все зависит от вас, какие поля заполнять и какими значениями.
  • Ваш рабочий процесс, который фильтрует несвязанные контакты, может быть более сложным и включать некоторые уведомления для внутренних пользователей и т. д. Все зависит от вас, как использовать функции Hubspot в рабочем процессе.
  • В большинстве случаев запуск этого решения не будет стоить вам ни копейки.

Минусы

  • Вам понадобится кто-то достаточно опытный, чтобы настроить этот внешний фрагмент кода. Однако это одноразовая работа, и в зависимости от вашей среды она может занять несколько часов.
  • Для нового пользователя Hubspot не очевидно, как это работает за кулисами, поэтому задокументируйте это решение в своем отделе ИКТ или у того, кто отвечает за Hubspot.

Шаг за шагом

В хабе

Было бы очень любезно с вашей стороны сделать это сначала в своей тестовой учетной записи Hubspot, которую вы можете настроить бесплатно.

Предпосылки

  • Функция «Автоматически создавать и связывать компании с контактами» включена в разделе «Настройки» › «Контакты и компании» › «Компании».
  • Добавьте поле «Название компании» в форму создания контакта и через другие системы и сделайте его обязательным. Хотя приведенный ниже код будет использовать название компании, составленное из имени и фамилии контактного лица.

Настройте рабочий процесс

  1. Перейдите в раздел Автоматизация › Рабочие процессы.
  2. Создайте рабочий процесс и назовите его значимым образом.
  3. Используйте опции мастера «Начать с нуля» и «Контактная информация».
  4. На следующем экране с редактором действий вы увидите автоматически созданное поле «Триггер регистрации контакта».
  5. Установите триггер регистрации на «Свойства контакта» › «Ассоциированная компания» › «Неизвестно» и сохраните его.
  6. Используя кнопку «+» ниже, создайте действие и выберите опцию «Запустить веб-перехватчик».
  7. А пока используйте какой-нибудь фиктивный URL-адрес в поле URL-адрес веб-перехватчика и сохраните его. Позже вы замените его реальным URL-адресом.

Вы почти там!

Настроить внешний скрипт

Пример ниже создан для NodeJS, и я протестировал его как функцию Firebase. Разверните его в существующей среде GCP или Firebase, AWS lambda или уже существующем приложении NodeJS. Вы можете изменить его в соответствии со своими потребностями, настроить его с помощью учетных данных API Hubspot и т. д. Убедитесь, однако, что, если что-то пойдет не так при выполнении, он вернет HTTP-ответ с ошибкой, чтобы Hubspot повторил попытку. Это относится только к восстанавливаемым действиям, таким как проблемы с сетью и т. д.

Лицензия: https://choosealicense.com/licenses/unlicense/

Последние штрихи

Как только этот код будет развернут в дикой природе, у вас будет реальный URL-адрес для использования в конфигурации веб-перехватчика. Вернитесь к созданному вами рабочему процессу Hubspot и обновите его, указав фактический URL.

Включите рабочий процесс, и вас могут спросить, что делать с существующими контактами, которые можно зарегистрировать. Это, безусловно, будет иметь место в вашей производственной среде, поэтому убедитесь, что вы понимаете, что делать. Ознакомьтесь с рабочими процессами Hubspot, поскольку вы можете запустить несколько тестов, чтобы увидеть, запускается ли рабочий процесс для новых контактов без связанных компаний. Кроме того, вы можете попробовать запустить существующие контакты через него. Для получения подробной информации о выполнении вы можете перейти на вкладку «История» рабочего процесса.

Наслаждаться!